契約等にあたっての注意事項

1. 国立研究開発法人物質・材料研究機構 (以下「機構」という。) においては、1案件50万円 (消費税込) を超える調達のほか貴金属、中古品、工事に係る調達については、契約担当部署で行うこととしており、要求部門の職員が直接発注することは認めておりませんのでご留意願います。 また、一括発注できるものを意図的に分割して発注することも認めておりませんので、ご留意願います。
2. 見積書、納品書及び請求書について、必ず発行者側で日付を記入してください。日付を空白にすることは行わないで下さい。また、納品書については、カタログ製品等で型番を有しているものはその型番を明記して下さい。 (数量が多いものは一覧表等を添付)
3. 納品にあたっては、必ず検収担当職員が検収を行うこととしております。検収担当部署で確認を経たうえで、要求部署へ納品して下さい。 なお、50万円未満の役務契約については、作業完了報告書に加えて作業内容 (作業日、作業者、作業時間等) が確認できる資料のご提出をお願いしておりますので、ご協力願います。
   (関連ページ) 検査・検収に関する情報
4. 次のような行為については、不正行為に関与したものとみなしますのでご注意願います。
   (1) 当機構職員からの預け金の依頼等に基づき架空請求を行ったとき
   (2) 当機構からの見積合せの依頼に際し、他社の見積書を入手または作成して、自社の見積書と一緒に提出したとき
   (3) 当機構からの見積合せの依頼に対する自社の見積書を、当機構ではなく他社に提出したとき (下請け等外注見積書の提出は除く。)
   (4) 実際の物品や役務とは異なる内容の見積書を提出する、納品を偽るなど、取引事実と異なる書類の提出をしたとき
   (5) その他不正経理とみなされる事実があったとき
5. 取引上の不正が発覚した場合は、取引停止等の処分が行われます。この場合、機構のみならず、各種公的機関等に通知がされることがありますので、あらかじめご承知おき下さい。 なお、機構では、研究費の適正執行を図るため、「研究費の不正使用防止に向けた取組」をホームページ上で公開しております。
   (関連ページ) 研究費の不正使用防止に向けた取組
6. 機構の監視体制の強化により、「分割発注」や「特定職員と特定業者との取引が際立って多い」事案については、モニタリング調査を行う場合があります。その場合、聞き取り調査や元帳・出庫伝票・売掛帳類等の取引証憑書類の写しの閲覧・提出等を求める場合がありますので、ご協力ください。
7. 機構では内部監査をはじめ、監査法人による監査、資金配分機関による検査、会計検査院による検査、国税局による監査等様々な監査・検査が行われます。各種監査・検査時には、関係する取引証憑書類の閲覧・提出等を依頼することもありますので、ご協力をお願いいたします。
8. 当機構の職員等から、請求書の改ざんや契約内容と異なる物品の納品要請または他社の見積書の提出依頼など、不正または不適切な働きかけがあった場合には、対応せずに速やかに以下の通報窓口へご連絡下さい。なお、この場合において、通報したことにより不利益な取り扱いをされることはありません。

【不正使用に係る通報窓口】
国立研究開発法人物質・材料研究機構　コンプライアンス室
〒305-0047　茨城県つくば市千現1-2-1
Tel: 029-859-2145 (受付時間　平日8:30~17:15)
Fax: 029-859-2213
E-mail: fuseiboushi=nims.go.jp ([ = ] を [ @ ] にしてください)

【機構外窓口】
つくばパーク法律事務所
〒305-0051　茨城県つくば市二の宮3-8-3ヒガシビル202
Tel: 029-875-8030 (受付時間　平日9:00~17:00)
Fax: 029-875-8031
E-mail: info=tsukuba-park.jp ([ = ] を [ @ ] にしてください)