① 研究費の運営・管理に関わる全ての職員に対し、定期的かつ計画的な不正使用防止のための受講義務付け
「研究費不正使用防止規程」 (抜粋)
第5条第1項 研究費の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者として、機構にコンプライアンス
推進責任者を置き、各センター長、各部門長、各室長 (センター及び部門に属さないものに限る。)
をもって充てる。
第5条第2項 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、コンプライアンス室と協力し、
担当部門等における次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 機構における不正使用防止対策の実施状況を確認し、統括管理責任者に報告すること。
(2) 職員等に対して研究費不正使用防止教育を実施し、及び研究費不正防止教育に係る研修の受講状況を
管理監督すること。
(3) 研究費の管理・執行状況をモニタリングし、必要に応じて職員等に対して改善を指導すること。
(4) その他研究費不正使用防止対策を実施すること。
「研究費の使用に関する行動規範」 (抜粋)
(6) 職員等は、研究費の不正等を防止するための教育を受けなければならない。
② 全ての調達案件の契約担当事務職員による承認
「決裁権限規程」 (抜粋)
第3条 一般権限及び固有権限の決裁権者は、それぞれ別表第1及び別表第2に掲げるとおりとする。
別表第2 固有権限 ー 総務部門
支出の原因の契約に係る発注、予定価格の設定、その他の契約の締結に関する行為
1億円以上 | 理事長 |
500万円以上1億円未満 | 契約担当役 |
500万円未満 | 調達室長 |
分任契約担当役の事務 (発注の承認) | 調達室長 |
(上記以外のもの) | 分任契約担当役 |
③ 検収担当事務職員による検収
「検査・検収事務実施要領」 (抜粋)
9. (1) 検収員は、財務部門調達室の職員の他、契約担当役が任命する者をいう。
④ 物品管理事務担当職員による換金性物品の定期的かつ計画的な保管状況検査
「固定資産等管理細則」 (抜粋)
第43条 別表第5に定める情報端末等の取扱については、物品の管理の定めによるほか、以下の各号に定めるところ
による。
(1) 物品管理者は、情報端末等を保管するときは、原則として施錠が出来る保管庫等で保管しなければならない。
(2) 物品管理者が機構外で情報端末等を使用する場合は、極力自身の身体から離さない等、亡失や盗難に十分注意
しなければならない。
(3) 物品管理者が退職等を予定している場合には、退職の日までに情報端末等を物品管理監督者へ返却しなければ
ならない。
(4) 物品管理者は、財産管理役又は物品管理監督者から当該情報端末等の返却を求められた場合には、速やかに
返却しなければならない。
(5) 物品管理監督者は、機構の役職員以外の者に情報端末等を機構外において使用させる必要が生じた場合には、
予め当該情報端末等の物品管理者から別紙様式に定める情報端末等持出申請書を徴さなければならない。
(6) 物品管理者は、前号により情報端末等を持ち出す者に対し、第1号、第2号及び第4号に定める事項を遵守さ
せなければならない。
別表第5
区分 | 内容 |
情報端末等 | 換金性、可搬性が高いため、亡失・盗難の恐れのある以下の物品 - デスクトップ型パソコン
- ノートパソコン
- タブレット型情報端末
- スマートフォン
- デジタルカメラ
- ビデオカメラ
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⑤ 契約業者からの不正をしないことの誓約書の受領
「研究費不正使用防止規程」 (抜粋)
第13条第3項 財務部門調達室は、職員等と取引業者の癒着を防止するため、取引業者に対して
誓約書の提出を求めるものとする。
「取引業者からの誓約書徴取に関する要領」 (抜粋)
1. 誓約書の提出を求める対象は、原則、機構と取引を行うすべての者とする。ただし、次の者は除く。
(1) 国、地方公共団体、国立大学法人、独立行政法人等の公的機関及び国際機関等
(2) 上記の他、誓約書徴取の対象になじまない者